+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Может ли делопроизводитель заверять копии документов

Может ли делопроизводитель заверять копии документов

Смотря для чего Вам нужна заверенная копия паспорта, Вы и сами можете заверить свою копию паспорта, если допустим она нужна для суда. А вообще копию паспорта заверяет нотариус. Работодатель вправе заверить только копии документов, связанные с работой трудовую книжку, договор, приказы и т. Копии нужны для отправки изменившихся личных данных в негосударственный пенсионный фонд. В суд нужно отправить документ о том что я сменил место регистрации , возможно ли мне не заверять паспорт нотариально?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Правила заверения документов

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование п.

Организационно-распорядительная документация. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них утв.

Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий. Такое полномочие может вытекать из уставных документов в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.

А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т. Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу п. Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии. Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита.

На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа. Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица или ИП.

Если в организации подразделении или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск. Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации если таковая есть в компании.

Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии п. В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать. Такой запрет установлен в ГОСТ. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах уставе, учредительном договоре , нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения. Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола п. При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок.

Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать.

После этого концы нити ленты заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист. Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации. В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной.

Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС. ГОСТ Р 7. Делопроизводство и архивное дело. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.

А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Учитесь бесплатно! Смотрите записи актуальных вебинаров для бухгалтеров и предпринимателей Выбрать видео. Новости Инструменты Обучение Форум. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:.

Забыли пароль? Войти через:. Раньше вы входили через. Восстановление пароля. Укажите адрес электронный почты, который вы использовали для регистрации. Восстановить Вернуться.

Инструкция отправлена. Как правильно заверить копию документа. Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям. Кто вправе заверять документы Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо. Приведем примеры правильного заверения копий. Популярное за неделю.

Как заверять копии для суда? Правильное заверение копий документов имеет важное значение для обращения в арбитражные и суды общей юрисдикции. Скажу честно, на местах возможны разные реакции: в одном и том же суде у вас могут без вопросов принять копии, заверенные печатью работодателя, а другой судья в соседнем кабинете — не примет.

Поэтому рекомендация именно рекомендация будет простой: использовать все перечисленные составляющие отметки, и из ГОСТа, и из Указа. Тогда точно никто не придерется. Отметка о заверении копии тогда будет выглядеть так: В Указе не написано, что вся нужная информация должна быть написана непременно от руки. Нет ничего подобного и в ГОСТе. Гражданам нотариальное заверение потребуется в случае оформления наследства, совершения сделок с недвижимостью и пр. При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица.

Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно. Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами.

Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом орган е подп.

Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке для оформления лицензи и подп. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Таким образом, специалист может заверить копию документа, если наделен полномочиями заверять копии, подлинники которых находятся в администрации. Помимо справки, сотрудник может запросить копию, связанного с его трудовой деятельностью. Действующие законы предоставляют предпринимателям правило на выдачу дубликатов кадровых документов. Большинство копий, изготовленных организацией, используются для последующей передачи органам контроля. Некоторые из таких бланков необходимо заверять в нотариальной конторе.

Многие начинающие бизнесмены часто задают вопросы, касаемо правильной заверки документов. В данной статье мы предлагаем обсудить вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации и несколько важных нюансов, связанных с этим процессом.

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой. При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах. Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов.

Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов. Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков. Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг. В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию. Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры.

Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию. Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа — это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру.

Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:. Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов. В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов.

После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить. Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата. Пломба должна быть заверена фирменной печатью. В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы.

Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром. Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут.

Дубликат, подготовленный руководством компании, в точности воспроизводит текст оригинального бланка. Однако копия не является подлинником документа. При необходимости предоставления копии в государственные инстанции либо другие структуры потребуется заверить документ. Для подготовки копии нужна качественная техника, способная с точностью воспроизвести содержание и вид основного бланка.

Наличие загрязнений или нечитаемый текст может стать причиной для отказа в приеме бумаг. Этот фактор необходимо учитывать в обязательном порядке. Вопрос о том, как правильно заверять копии документов, имеет высокую важность как для самих бизнесменов, так и наемных работников. Перед проведением этой процедуры необходимо ознакомиться с действующими правилами закона, касающихся конкретного вида документации.

Некоторые документы работник может заверить самостоятельно. В иных ситуациях данное право предоставляется руководству компании либо нотариусу. Ниже мы предлагаем рассмотреть стандарты, разработанные для различных видов документов.

Данная процедура используется при заверении паспорта, трудовых книг, дипломов и свидетельства о браке. Для изготовления дубликата можно использовать ксерокс или компьютерный сканер. Копии, сделанные данным методом, должны полностью соответствовать оригинальному бланку.

Особое внимание необходимо уделить читабельности текста. Очень важно, чтобы человек, получивший дубликат, имел возможность расшифровать все печати и штампы, содержащиеся на странице. При подготовке дубликатов документов, состоящих из нескольких страниц, необходимо тщательно пронумеровать все листы.

Отдельного внимания заслуживает порядок изготовления дубликата трудовой книги. В этом случае более целесообразно подготовить выписку, содержащую ключевую информацию, интересующую органы контроля.

В данном случае делается копия отдельных листов, которые заверяются специальной отметкой. Такие копии получают юридическую силу лишь при наличии подписи должностного лица и фирменной печати. Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации. Как правило, при первом обращении в государственный структуры человек получает список документов, которые нужны для решения конкретного вопроса.

В данном списке приводится наименование отдельных бланков, нуждающихся в нотариальном заверении. Чаще всего необходимость в нотариальном оформлении возникает у субъектов предпринимательства. Обычные граждане прибегают к подобным услугам при оформлении доверенности, получении наследства либо заключении брачного контракта.

Минимальная стоимость данных услуг составляет около одной тысячи рублей. Вместе с подготовленной ксерокопией, сотрудникам нотариальной конторы нужно передать оригинальный экземпляр. Нотариусы обязаны отказать в оформлении документов тем гражданам, что обращаются за помощью, имея на руках лишь копию бумаг. Правила заверения копий документов, установленные законодательными органами, обязывают нотариусов отказываться от заверения ламинированных бланков.

Помимо этого, специалистам предоставляется право отказаться от заверения бумаг, в которых часть текста написана карандашом. Заверением документов на иностранных языках занимаются специализированные фирмы. Переводить официальные бумаги имеют право лишь дипломированные специалисты.

В каждом регионе Российской Федерации действует несколько крупных бюро переводов. Здесь следует отметить, что данные документы не могут быть заверены нотариусом либо самим заявителем. При подготовке подобных бланков необходимо учитывать требования инстанций, которым будет передан подготовленный документ. Некоторые инстанции требуют предоставления переведенного бланка, а другие — нотариального заверения перевода. Однако в некоторых случаях суд может отказать от рассмотрения подобных документов.

Как правило, причина такого отказа объясняется отсутствием одного из обязательных реквизитов. Это может быть, как подпись должностного лица, завизировавшего акт, так и оттиск фирменной печати. Однако решения, вынесенные на основании подобных актов, могут быть оспорены в более вышестоящих инстанциях.

Для того чтобы снизить риск получения поддельных экземпляров, судебные органы обязывают всех участников процесса предоставлять письменные доказательства, оформленные согласно установленному порядку. Субъекты предпринимательства в ходе своей деятельности часто сталкиваются с необходимостью предоставления документов сотрудникам налоговой службы.

Порядок изготовления копий отчетов и прочих актов заслуживает отдельного внимания. В девяносто третьей статье Налогового Кодекса говорится о том, что каждая переданная отксерокопированная страница или дубликат должны содержать в себе отметку с подтверждением актуальности представленной информации. Основываясь на этом правиле можно сделать вывод, что копия журнала или реестра, заверенные одним штампом, могут быть не приняты работниками ИФНС. Более того, предприниматели, подающие такую отчетность, могут получить штраф за нарушение правил делопроизводства.

Единственным исключением являются прошитые и пронумерованные отчеты, опломбированные специальной наклейкой. На эту наклейку ставится отметка с указанием количества страниц и подписью должностного лица.

На границе наклейки и бумажного листа ставится фирменная печать. При получении подобных отчетов, органы контроля уделяют внимание целостности страниц. Субъектам предпринимательства важно знать о том, как правильно заверить документы для налоговой.

Использование вышеуказанной методики допустимо лишь в том случае, когда общее количество страниц составляет менее ста пятидесяти листов. В иных ситуациях, потребуется разделить отчетность на несколько равных частей.

Кто имеет право в компании заверять документы (копии) и на каких основаниях?

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших подписавших протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом гражданином , например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила. Внимание Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.

Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат — это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. В делопроизводстве встречается ошибка, когда документ существует в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу, а кадровик считает один из этих экземпляров подлинным, а все остальные — копиями. Чаще всего в нескольких экземплярах исполняются договоры и другие соглашения.

При подаче искового заявления или иного документа обычно прилагаются копии дополнительных бумаг-доказательств. Так, к примеру, ГПК РФ не требует обязательного заверения копий при обращении в районные суды, мировую юстицию, поскольку основными участниками дел являются обычные граждане. В таком случае процесс сверки копий с оригиналами происходит прямо в судебном заседании, где суд ставит свою удостоверительную надпись, или при подаче документов данное действие выполняет секретарь.

Важно Проблема в том, что, если следовать только Указу, заверенную по этим правилам копию, с большой долей вероятности, не примут из-за отсутствия расшифровки подписи. А если следовать только ГОСТу, то знакомые с Указом могут сослаться на отсутствие отметки о месте нахождения подлинника.

Поэтому рекомендация именно рекомендация будет простой: использовать все перечисленные составляющие отметки, и из ГОСТа, и из Указа. Тогда точно никто не придерется. Отметка о заверении копии тогда будет выглядеть так: Номер дела можно не указывать, требуется только наименование организации.

Это информация на случай, если все-таки кому-то придется разыскивать оригинал. Номер дела тогда может очень помочь в поисках. В Указе не написано, что вся нужная информация должна быть написана непременно от руки. Нет ничего подобного и в ГОСТе. Работает по настоящее время.

Копия верна. Руководитель ОК. Ставится также печать работодателя, если она имеется. Если страниц много… Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? Можно выделить 2 варианта действий:. Работник, который заверяет копии, должен быть наделен этим правом. Уполномочить можно разными способами: В любом случае это должен быть работник организации. Посторонние не имеют право заверять копии даже по доверенности имеются в виду, например, юристы, бухгалтера, кадровики, работающие по договору подряда или аутсорсинга.

Только свои, родные, штатные сотрудники! Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка вкладыш пришла в негодность обгорела, порвана, испачкана и т.

Следует обратить внимание, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. Единых правил для этой процедуры на данный момент не существует, однако, в современном делопроизводстве принято следовать следующему алгоритму: Изготовить копию; Скрепить листы металлической скобой или нитью в месте, где отсутствует текст.

Порядок листов должен соответствовать нумерации подлинника. Оттиск должен захватывать часть наклейки, заходя второй половиной на копию; В действующих нормативных актах нет прямого указания о необходимости скреплять листы документации.

В этом случае отметка о заверении должна быть проставлена на каждом листе. Ваш адрес email не будет опубликован. Сохранить моё имя, email и адрес сайта в этом браузере для последующих моих комментариев. Главная - Уголовно-процессуальное право - Может ли делопроизводитель заверять копии документов.

Надлежащее заверение копий документов Может ли делопроизводитель заверять копии документов Имеет ли право делопроизводитель заверять копии документов.

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Главное — не забудьте взять с собой оригинал! Для суда Если речь заходит об институте Фемиды, значит, в большинстве случае спор перешел уже в иную плоскость, когда все меры мирного урегулирования исчерпаны.

Следовательно, оценку каждому вашему действию теперь дает суд, и представляемые документы должны быть идеальны. Проблема в том, что, если следовать только Указу, заверенную по этим правилам копию, с большой долей вероятности, не примут из-за отсутствия расшифровки подписи.

Добавить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. Проводки по ценным бумагам Документы нужны для гражданства Может ли работадатель изменить формулировку увольнения Договор единоличного исполнительного органа Какие суды расмаьривают скиейные споры Где получают визы сша в москве.

Может ли делопроизводитель заверять копии документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Итак, теперь мы видим, что заверенную копию документа от обычной, не имеющей юридической силы, отличает наличие специальных реквизитов.

Это вполне логично. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка.

Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя. В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения.

Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать.

Примерный перечень такой:. Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству по идее такого быть не должно , тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации — журналы регистрации документов по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт , регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота СЭД. Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации.

Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации. Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения.

Кроме того, увеличиваются трудовые затраты на изготовление копий, формирование дел и т. Подскажите, пожалуйста, ставить отметку о принятии документа необходимо на визовом 2-ой, который принесли экземпляре, или заявитель может ЗАКОННО требовать, чтобы ему сделал копию заявления в учреждении куда подает и на ней поставили отметку?

Отметка о принятии документа проставляется на втором экземпляре документа, который принес заявитель. Снимать копию ксерокопию документа принимающая организация не обязана. На что можно ссылаться что организация не обязана делать копию для отметки? Может быть какой-то официальный документ? Сослаться можно только на комментарии к Федеральному закону от В случае необходимости регистрации задним числом будут меняться вторые две цифры. Можно ли сменить порядок нумерации сейчас?

Это нигде пока не прописано. Порядковый номер — это номер по порядку, понятно, что 6 следует после 5. Буквенное обозначение — это когда определенному массиву группе регистрируемых документов присваивается свое обозначение. Поскольку по правилам регистрация приказа проводится в день подписания, входящего документа — в день поступления, то документ с регистрационным номером 6 не может быть по дате раньше документа под номером 5. Теперь по первому вопросу. Изменять принятую систему регистрации документов следует с нового календарного года.

Не понятно, зачем включать в регистрационный номер документа обозначение месяца, для этого есть свой реквизит — дата документа. Если вы хотите каждый месяц начинать регистрацию с 1-го номера, то это тоже не принято. У меня следующий вопрос. Если документ поступил в организацию после Однако на практике это не всегда выполнимо, особенно, когда документооборот большой, а работник, занимающийся регистрацией документов, выполняет ещё и другие функции.

Поэтому обычно документы, поступившие в организацию в конце рабочего дня, регистрируются на следующий рабочий день. Чтобы не было недоразумений в этом вопросе, пропишите в своей инструкции по делопроизводству сроки регистрации поступающих и отправляемых документов. Добрый день, подскажите. Так же есть вопрос по пересылке сообщений. Как фиксировать факт того, что сообщение переслано другому адресату. В системе электронного документооборота формируется уведомление об отправке документа, а также о получении его адресатом.

Если же у Вас нет СЭД, а просто ведется регистрация поступающих и отправляемых документов в электронном виде, то можно завести реестр отправляемых исходящих документов. В учреждение поступило заявление от гражданина, но не через канцелярию, а оставлено на вахте. Далее его передали напрямую в отдел для подготовки ответа. Отсутствие регистрации заявления является ли нарушением и какое последует наказание? Ответ был дан в устной форме и письменно с небольшим нарушением сроков из-за праздничных дней.

Надо было зарегистрировать заявление, хотя бы позже. По поводу наказания — это прерогатива вашего руководства. У меня такой вопрос, сегодня вошло писем от одной компании, можно ли зарегистрировать в книгу регистрации одним числом например: от Одной датой зарегистрировать все письма можно, но под одним номером нельзя.

Каждому письму должен быть присвоен свой входящий номер, если эти письма разного содержания и с разными исходящими номерами. Добрый день, подскажите, пожалуйста, на основании чего присваивается номер Дела? И к какому году архив. В текущем делопроизводстве делам присваивается индекс согласно утвержденной номенклатуре дел. При составлении описи дел присваивается архивный номер номер по порядку согласно утвержденной описи.

Как правило, документ, утвержденный в году, относится к году. Однако план работы на , утвержденный в году, будет относиться к годовому разделу описи за год. Так что уточните, какой конкретно документ затрудняет для вас датировку. Если нужно подать заявление и один-два документа как приложение , возможно ли вместо оригиналов передать копии, но чтобы секретарь заверила, что копии соответствуют оригинальным?

Какой в этом случае документ оставить себе как доказательство, что все нужные документы были переданы и зарегистрированы? В некоторых государственных и муниципальных органах например, собес, пенсионный фонд при приеме копий документов сотрудники заверяют копии, но только при наличии оригиналов. Не знаю, как в вашем случае, уполномочена ли секретарь заверять копии документов. Поэтому лучше сразу приложить к заявлению заверенные копии. В заявлении надо указать, что копии прилагаются.

Для этого в тексте заявления надо написать, какие документы вы предъявляете. Заявление составляется в двух экземплярах, на втором экземпляре вашем секретарь должна сделать отметку, что заявление принято, проставить штамп организации.

Это и будет доказательством, что документы приняты. Добрый день! Могу ли я регистрировать документы в журнале регистрации в своем подразделении при условии, что данный журнал зарегистрирован в отделе кадров. Каким законом это подтверждается? Закона по этому вопросу нет, и быть не может. В организации может быть принята как централизованная, так и децентрализованная система регистрации документов.

Этот должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации, либо закреплено соответствующим приказом. Почтой пришел от Заказчика оригинал акта выполненных работ. Секретарь поставила в правом углу штамп с номером и датой входящего документа. Можно ли на финансовых документах ставить штамп входящего? Права ли она? Если акт прислали без сопроводительного письма, то допускается на акте проставить штамп и регистрационный номер. Подпись на входящем штампе не проставляется. В службе без-ти есть журналы, кот-е они сами прошили и теперь им надо скрепить прошивку печатью.

НО своей печати у них нет. Какую печать им ставить? Заверительная надпись в журнале и др. Достаточно подписи должностного лица с расшифровкой и даты. Регистрируем служебные записки, заявления в журнале регистрации док-в внутр. Но отдав рук-лю на подпись, некот-е служебки просто не возвращаются, а остаются у нее, либо рук-ль сама лично передает этот док-т напрямую.

И как тогда в таком случае быть, ведь я не могу вписать в журнал кому был отписан тот или иной док-т?

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших подписавших протокол.

В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации. Мы часто употребляем такие слова, как "копия документа", "дубликат", "подлинный документ", причем не всегда правильно. А ведь каждое из этих слов имеет единственное значение, и в делопроизводстве это особенно важно.

Словарь кадрового делопроизводства. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Термины и определения. ГОСТ Р " утв. Постановлением Госстандарта России от Документ признан национальным стандартом со дня вступления в силу Федерального закона от В соответствии с п. Копией считается ксерокопия, в т. Существует такое понятие, как "заверенная копия". Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.

Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа. Дубликат - это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

В делопроизводстве встречается ошибка, когда документ существует в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу, а кадровик считает один из этих экземпляров подлинным, а все остальные - копиями. Чаще всего в нескольких экземплярах исполняются договоры и другие соглашения.

Они традиционно должны создаваться в таком количестве экземпляров, чтобы по одному экземпляру было у каждой из сторон, а иногда еще один экземпляр для регистрирующего или контролирующего органа. Так, трудовой договор создается сразу в двух экземплярах - для работника и работодателя.

В самом документе непременно должно быть указание на то, какое количество экземпляров документа, обладающих равной юридической силой, существует.

Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Мы видим, что отдел кадров любой организации может столкнуться с необходимостью выдать копию обратившемуся работнику.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Следует знать, что сведения, касающиеся других работников, особенно их персональные данные, надо охранять в соответствии с Федеральным законом от Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа.

Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке. Постановление Госстандарта России от Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 6. Этот ГОСТ регулирует правила делопроизводства при заверении копий. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи инициалы, фамилию ; дату заверения, например:.

По умолчанию копии документов организации должен заверять руководитель. Именно ему такое право дано уставом организации. Но в большой организации это крайне неудобно, поэтому имеет смысл придать полномочия по заверению копий документов, касающихся работников, работнику отдела кадров.

При заверении копий от сотрудника кадровой службы не требуется принятия важных решений, поэтому такие полномочия можно передать практически любому исполнительному и аккуратному работнику. Полномочия могут быть закреплены в должностной инструкции сотрудника либо переданы специально изданным отдельным приказом.

В отдельных случаях работник отдела кадров может столкнуться с нотариально заверенными копиями документов либо сам быть вынужден нести к нотариусу копии документов для заверения. Так, например, в суде при разрешении трудового спора, скорее всего, потребуются нотариально заверенные копии учредительных документов. Порядок нотариального заверения копий документов и выписок из них регулируется Основами законодательства о нотариате, утв.

ВС РФ Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ. Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.

Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу. Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Если речь пойдет о дубликатах, то столкнуться делопроизводитель может с дубликатом почти любого документа, предъявляемого в отделе кадров, - диплома об образовании, свидетельства о рождении, свидетельства о браке при оформлении приказов, касающихся смены фамилии работника , дубликата трудовой книжки и т.

Самому же ему, скорее всего, вряд ли придется заниматься выдачей дубликатов за одним, но крайне важным исключением. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от Общий стаж работы записывается суммарно, т. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка вкладыш пришла в негодность обгорела, порвана, испачкана и т. Следует обратить внимание, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

На первой странице титульном листе прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем в соответствии с требованиями к их хранению.

Гусятникова Д. Кадровый учет с нуля [Электронный ресурс]. URL: rusconsult. Дата обращения: Пустозерова В. Оформление и ведение трудовых книжек. Что делать с трудовой книжкой в году. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Valeratal. Разбираемся в терминах Мы часто употребляем такие слова, как "копия документа", "дубликат", "подлинный документ", причем не всегда правильно.

Подлинник официального документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Дублетный документ - один из экземпляров копии документа. Выдача копий Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Заверение копий Постановление Госстандарта России от Нотариальное заверение копий В отдельных случаях работник отдела кадров может столкнуться с нотариально заверенными копиями документов либо сам быть вынужден нести к нотариусу копии документов для заверения. Дубликаты Если речь пойдет о дубликатах, то столкнуться делопроизводитель может с дубликатом почти любого документа, предъявляемого в отделе кадров, - диплома об образовании, свидетельства о рождении, свидетельства о браке при оформлении приказов, касающихся смены фамилии работника , дубликата трудовой книжки и т.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: а сведения об общем и или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами; б сведения о работе и награждении поощрении , которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. Библиография 1. Янковая В. Пустозерова Юрист, заместитель главного редактора журнала "Кадровик" Подписано в печать Комментарии для сайта Cackl e. Популярное сегодня.

Новые темы форума. Оптометрист Подбор рабочих строительных специальностей Психологическое тестирование сотрудников Разный Режим рабочего времени у одинаковых должностей Увольнение по сокращению. Зайти на форум Задать вопрос. Новые комментарии.

Может ли работодатель заверить копии документов, например, паспорта, или только нотариус?

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам. Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование п.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю — изготовить и заверить копии в трехдневный срок. N X о порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан. Вывод из судебной практики: Общество не обязано предоставлять участнику по его требованию нотариально заверенные копии документов общества. Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Нужно ли заверять копии документов? Есть ситуации, когда копия должна быть заверена только у нотариуса. Например, вступление в наследство, оформление права собственности, внесение изменений в учредительные документы предприятия и т.д. Для всех остальных случаев заверение копий может производиться своими силами, т.е. сотрудниками или руководством организации. Согласно подп. 23 п. ГОСТ Р "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Федерального агентства по техническому.

Как правильно заверить копию документа

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Итак, теперь мы видим, что заверенную копию документа от обычной, не имеющей юридической силы, отличает наличие специальных реквизитов. Это вполне логично. Дорогие читатели!

Кто может заверить копии документов?

Поэтому рекомендация именно рекомендация будет простой: использовать все перечисленные составляющие отметки, и из ГОСТа, и из Указа. Тогда точно никто не придерется. Отметка о заверении копии тогда будет выглядеть так: В Указе не написано, что вся нужная информация должна быть написана непременно от руки. Нет ничего подобного и в ГОСТе. Гражданам нотариальное заверение потребуется в случае оформления наследства, совершения сделок с недвижимостью и пр. При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица. Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно. Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке.

Выдаем, заверяем и проверяем копии, дубликаты и подлинники

В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации. Мы часто употребляем такие слова, как "копия документа", "дубликат", "подлинный документ", причем не всегда правильно.

Как заверять копии для суда?

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. rentreling

    Я за. Границей прямо щас и ко мне жена на прошлой неделе приехала без проблем.так что расслабьтесь

  2. cockserviju

    Тарас круто ты его натянул гандона

  3. Лонгин

    Разделяй и властвуй.слышали это все ну вспоминайте.разделяй и властвуй.класика.

  4. arsuda

    Когда же будут наказывать оленей с ксеноном и лед светом в галогенных фарах? От них вреда не меньше!

© 2018-2021 svetanikitina.ru