+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Какие нормативные документы должны быть в отделе кадров

Какие нормативные документы должны быть в отделе кадров

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Форма утверждена приложением N 3 к постановлению Минтруда России от N 69 Положение о защите персональных данных работника Произвольная Правила инструкция по охране труда работников Произвольная Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и т. Например: - расчетно-платежная ведомость; - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровое делопроизводство

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов.

По степени обязательности: обязательные документы - для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы; рекомендательные документы - носящие рекомендательный характер; специфические документы - зависящие от специфики конкретного учреждения. По целевой принадлежности: документы по учету личного состава работников приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.

По функциональному назначению: внутренние локальные нормативные акты - определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются положения, инструкции, постановления и др. Согласно трудовому и пенсионному законодательству эти документы являются подтверждением трудовой деятельности; распорядительные документы - документы, издающиеся работодателем для передачи определенных распоряжений персоналу организации приказы, распоряжения, постановления, указания ; журналы контроля и учета - журналы книги учета и регистрации документов, служащие для установления на документах определенного регистрационного индекса и придающие кадровым документам юридическую силу в трудовых спорах.

К документам, которые обязательно должны быть в наличии, можно отнести: штатное расписание; приказ распоряжение о приеме на работу форма N Т-1 ; личную карточку форма N Т-2 ; приказ распоряжение о переводе на другую работу форма N Т-5 ; приказ распоряжение о предоставлении отпуска форма N Т-6 ; график отпусков форма N Т-7 ; приказ распоряжение о прекращении трудового договора контракта форма N Т-8 ; табель учета использования рабочего времени форма N Т ; табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы форма N Т ; правила внутреннего трудового распорядка; положение по защите персональных данных работника; трудовую книжку; локальные акты по охране труда.

Основные кадровые документы Штатное расписание Штатное расписание утверждается в начале работы организации и в дальнейшем действует бессрочно.

При необходимости в штатное расписание может вноситься неограниченное количество дополнений, утверждаемых приказом руководителя. В Трудовом кодексе прямо не сказано о необходимости наличия этого документа. Однако вывод об обязательности штатного расписания можно сделать на основании ст. Приказ распоряжение о приеме на работу Прием на работу оформляется приказом распоряжением работодателя о приеме на работу форма N Т-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 1 , изданным на основании заключенного трудового договора.

Содержание приказа распоряжения работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ распоряжение работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа распоряжения. При приеме на работу работодатель должен ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Приказ следует довести до сведения структурных подразделений работодателя. Именно данный документ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников они хранятся 3 года , и личных карточек составляет 75 лет.

График отпусков График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при наличии последнего не позднее чем за две недели до наступления календарного года ст. Применяется она для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Табели учета рабочего времени Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком в целях суммированного учета рабочего времени формы N Т и N Т, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1. Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца.

Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии учреждения. Трудовой договор Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником ст.

Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя.

Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. Его условия могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. Правила внутреннего трудового распорядка Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников ст.

Унифицированной формы данных правил не существует. Правила должны быть разработаны каждым работодателем самостоятельно с учетом действующего законодательства и могут включать в себя следующие разделы: прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др.

Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня.

Положение по защите персональных данных работника По статистике в сфере нарушений законодательства о труде лидируют нарушения, которые квалифицируются как отсутствие в организации положения по защите персональных данных обязанность работодателя по установлению порядка хранения и использования персональных данных указана в ст. Помимо ТК РФ, есть еще два нормативных документа, которые обязывают работодателей утвердить указанное положение: Федеральный закон от Персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу субъекту персональных данных , в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация п.

Формально даже разглашение информации по телефону о том, кто работает в организации, содержащей фамилии работников или номера личных телефонов, является нарушением норм законодательства о защите персональных данных. Такой факт может стать причиной для увольнения за разглашение персональных данных другого работника пп. Положение по защите персональных данных не имеет унифицированной формы. При составлении в него могут быть включены следующие разделы: понятие и состав персональных данных; обязанности и права работника и работодателя; сбор, обработка и хранение персональных данных; доступ и передача персональных данных; защита персональных данных работника; ответственность за разглашение информации.

Трудовая книжка Согласно ст. Она должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в учреждении свыше 5 дней.

Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

Записи вносятся после издания приказа но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. Договор о полной материальной ответственности Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности ст.

Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи отпуска , перевозки или применения в процессе производства. Локальные акты по охране труда Система охраны труда регулируется разд. Если численность работников учреждения превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области ст.

Для организации работы службы по охране труда необходимо разработать и утвердить ряд форм: положение о службе охраны труда, должностные инструкции сотрудников по охране труда, инструкции по охране труда, журналы регистрации инструктажа и другие формы по необходимости. Если численность работников меньше 50 человек, руководитель может возложить обязанности по охране труда на определенного работника, что может быть оформлено как совмещение профессий должностей , с письменного согласия работника за дополнительную плату ст.

Если обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель предприятия. Представленный перечень кадровых документов не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые, должностных инструкций работников, графика сменности работников если работа носит сменный характер и т.

Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России N 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам. Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации.

Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются в определенном порядке.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе положении организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом положением организации. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой.

Например, дату 5 января г. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации", с учетом принятого административно-территориального деления. Данный реквизит включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу конфиденциально, для служебного пользования и др. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Работодатели могут оформлять кадровые документы как по установленным унифицированным формам, так и в произвольной форме - в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют. Рассмотрим пример составление приказа. Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц - в размере от до руб. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений.

Положение об аттестации сотрудников ст. Может оформляться как приложение к колдоговору.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Форма утверждена приложением N 3 к постановлению Минтруда России от N 69 Положение о защите персональных данных работника Произвольная Правила инструкция по охране труда работников Произвольная Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и т.

Например: - расчетно-платежная ведомость; - записка-расчет о предоставлении отпуска работнику С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает.

Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди "проблемных" бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально. Договор трудовой — документ непростой Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора.

Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе.

Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы.

Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя.

Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда. В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно.

Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц.

Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.

Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада. Таким образом, размер тарифной ставки оклада следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки оклада следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера.

Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки оклада иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее. При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием. При изменении размера тарифной ставки оклада работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись. Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер.

Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая "первичка" предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка "основание" приказа о приеме на работу форма N Т-1 предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта.

Книжные тонкости Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим: о порядке оформления трудовой; о внесении записей при увольнении; о правилах исправления в трудовой. Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности.

Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, "переносить" в новую трудовую "заграничный" стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии. А получать ее иностранец будет в своем государстве. А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников?

Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 пункт 3 или Правильным является первый вариант.

Запись можно оформить, к примеру, так: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен? Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.

Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника. Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку.

После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: "Запись под номером таким-то недействительна". Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

Затем в трудовую вносят сведения об увольнении переводе. Блок записей, в том числе внесенные изменения, "закрывают" печатью и подписями. Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной. Обязательны, но не для всех Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации.

Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице. Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах Название документа Обстоятельства, при которых документ становится обязательным Коллективный договор Одна из сторон работники или работодатель проявила инициативу по его заключению Должностные инструкции Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах Положение об оплате и стимулировании труда работников В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием График сменности Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну Договор о полной материальной ответственности Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле приему , продаже услуг, товаров и др.

К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества. Кроме того, "повышено опасной" признается строительная деятельность. В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию.

Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах.

В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным. Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника. Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании.

Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. На ваше усмотрение И напоследок — о документах рекомендательного характера.

Обязательные кадровые документы

Проверки Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов Федеральный закон от 26 декабря г. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников.

Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия ч. В противном случае такие документы не подлежат применению ч. Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался. Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе образец на стр. С документом работники должны быть ознакомлены под роспись абз.

С чего начать аудит локальных актов компании Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список.

Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь. Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составле-ния документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.

В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок при-нятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании учете мнения с профсоюзом ст.

В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом.

Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

Обязательными локальными нормативными актами являются: Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР. Положение или инструкция о защите персональных данных работника. Инструкция по технике безопасности. Штатное расписание унифицированная форма Т Все эти документы действуют до замены новыми.

График отпусков унифицированная форма Т-7 , в соответствии со статьей ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника за исключением льготных категорий работников. График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа. Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

В частности, это могут быть: положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации; должностные инструкции для служащих и трудовые или рабочие инструкции для рабочих; инструкция по кадровому делопроизводству — очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами; альбом форм документов по учету кадров; положение об аттестации — если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания; положение о персонале; Все эти документы также действуют до замены новыми.

Личные карточки можно хранить только в отдельном деле; личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел.

Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками; трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ.

Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу.

К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы: о приеме работника на работу — форма Т-1; о приеме работников на работу — форма Т-1а; о переводе работника на другую работу — форма Т-5; О переводе работников на другую работу — форма Т-5а; о предоставлении отпуска работнику — форма Т-6; о предоставлении отпуска работникам — форма Т-6а; о прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении — форма Т-8; о прекращении расторжении трудового договора с работниками увольнении — форма Т-8а; о направлении работника в командировку — форма Т-9; о направлении работников в командировку — форма Т-9а; о поощрении работника — форма Т; о поощрении работников — форма Та.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме или создавать для них свои собственные унифицированные формы следующие виды приказов: о совмещении должностей профессий ; о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей; о возложении взысканий; об изменении персональных данных работника; о присвоении разряда; о привлечении к сверхурочным работам; о привлечении к работе в выходные праздничные дни; о дежурствах; об установлении или снятии персональных надбавок; об изменении режима работы.

Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы: об утверждении штатного расписания; о внесении изменений в штатное расписание; о внесении изменений дополнений в график отпусков; о внесении изменений дополнений в локальные нормативные акты; об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами. Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять командировочное удостоверение — форма Т; записку-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма Т лицевую сторону ; записку-расчет при прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении — форма Т лицевую сторону ; акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы — форма Т этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы.

А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. От этого зависит исход дела. Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации: Журнал регистрации трудовых договоров которые можно регистрировать как приказы — в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново.

А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания — за весь период деятельности организации, то есть с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы ; журнал регистрации личных карточек Т-2 ; журнал регистрации личных дел работников если они ведутся ; журналы регистрации приказов количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота.

Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы ; журнал регистрации актов об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т. На факультативной основе но это очень полезно с точки зрения доказывания ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать: Сверхурочные работы; использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска предоставленные работникам отгулы и т. Картотека предупреждений Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий.

Проверки Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов Федеральный закон от 26 декабря г. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников.

Положение об аттестации сотрудников ст. Может оформляться как приложение к колдоговору. При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы. Положение о разделении рабочего дня на части ст. Документы, регламентирующие порядок профподготовки и дополнительного профобразования работников ст. Медицинские книжки работников ст. Микропредприятие: обязательные кадровые документы Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий — субъектов малого и среднего предпринимательства.

Согласно ст Работодатель имеет право отказаться частично или полностью от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.

Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.

Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах млн. Обязательные кадровые документы для ИП Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки на бумаге или электронно , заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.

Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц. На работодателей - индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.

Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко — в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги. Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Обязательная кадровая документация

Обязательными локальными нормативными актами являются: Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР. Положение или инструкция о защите персональных данных работника. Инструкция по технике безопасности.

Форма большинства этих документов также унифицирована. Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами в частности, положение о персональных данных - Федеральным законом от Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов. По степени обязательности: обязательные документы - для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы; рекомендательные документы - носящие рекомендательный характер; специфические документы - зависящие от специфики конкретного учреждения. По целевой принадлежности: документы по учету личного состава работников приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.

И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота.  Документы в кадрах обязательные. В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов. Указаны сроки хранения документооборота. Alex Trud 15 июня 1 ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ и СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ по кадрам. Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме Какие кадровые документы обязательно оформлять а какие пригодятся при определенных условиях смотрите в таблице ниже.

Приводим в порядок кадровые бумаги

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле. Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства.

Таблицы и схемы Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры трудовые, о полной материальной ответственности и др. Работают они и с другими документами. Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым. Можно выделить три группы документов: обязательные — документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду , документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, необязательные документы. В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников. Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Станислава

    Добрый день . а в какой суд обращаться с заявлением?

  2. Арефий

    Возможно я чего то не знаю, но что получается. Умный Тарас поехал в Испанию на работу. Заработал там деньги, уплатил Испании налог, и вернулся в Украину домой. Здесь его дети, его родители и он сам пользуются бюджетом. Тем бюджетом, куда умный Тарас не внес ни копейки. И это надо считать хорошо?

  3. Гостомысл

    Короче я понял одно,выброшу я свою карту, кто ни будь деньги вернет мне ,скажем рублей 500 превратят их в доход ,высчитают затем скажут они не зарекламированы оштрафуют после назначат пени и после всего я должен куда то бежать доказывать а затем бегать по судам ! Молодцы здорово придумали.гудбай карта!

© 2018-2021 svetanikitina.ru